Tags

, , , , ,


Menyambung pada posting sebelumnya, gw sekarang membahas Email Etiket. Beberapa poin ada yang gw kutip dari handout email ettiquete training yang sempat diadakan beberapa waktu yang lalu. Bisa anda gunakan ketika menjalani pekerjaan, ato ketika me-manage urusan email pribadi.

  1. Singkat dan Langsung ke Topik Bahasan.
    Kadang lebih baik, dan tepat sasaran, jika anda mengirim email kosong dengan subjek yang singkat, jelas dan padat. Kadang bos saya suka banget ngirim email instruksi dengan cara ini. Dia cukup memberi judul, “Tolong, update progress hari ini for review. COB”. Tanpa dibuka, bahkan dari email notifications yang suka nongol di bawah, saya langsung tau bahwa ini harus dikerjakan segera.
  2. Jangan meneruskan surat berantai ato Hoax
    Anda diminta untuk tidak meneruskan surat berantai. Kita harus meyakini bahwa isi surat seperti ini adalah bohong belaka. Segeralah menghapuslah surat-surat demikian jika anda mendapatkannya. Percayalah, memforward email Hoax itu membawa mudlarat daripada manfaat. Detil mengenai Hoax dan cara mengenalinya ada disini.
  3. Gunakanlah subjek yang memiliki makna dan berkesesuain dengan isi
    Cobalah menggunakan subjek yang memiliki makna atau bermanfaat tidak hanya bagi si penerima email tetapi juga bagi anda sendiri. Contoh subjek: “Tolong Dong” tidak mengandung informasi apapun. Akan lebih baik buat anda dan terutama komunitas milis, ketika anda mengetikkan subjek berjudul “[ask] Cara memilih Duren yang enak”.
    Kemudian, bayangkan anda membaca inbox dan ada satu message yang bersubjek ‘menggoda’, misalnya “Pertolongan pertama pada korban stroke “. Isinya…”Nomer telpon darurat berapa ya”. Yah…memang ada kecocokan dengan subjek. Tapi, seolah2 anda tertipu. Anda berharap mendapat ilmu penanganan gawat darurat, tapi anda malah disodori pertanyaan baru. Menjengkelkan bukan?
  4. Sertakan kutipan yang seperlunya dan hindari jorok posting.
    Pada saat membalas sebuah email, jika anda merasa perlu harus menyertakan email awal/asli yang akan anda balas tersebut, maka kutip saja bagian2 yang perlu anda respon. Jika anda menerima banyak email, anda tentu saja tidak dapat menghafal seluruh email tersebut. Hal ini jelas menunjukkan bahwa “email yang tidak berkesinambungan atau saling berkaitan” tidak memberikan informasi yang cukup dan anda harus menghabiskan banyak waktu yang membosankan untuk menemukan konteks dari email tersebut supaya dapat dikerjakan. Dengan mempertahankan kesinambungan email ini mungkin mengakibatkan downloading yang sedikit lebih lama, tetapi akan sangat membantu si penerima. Ia tidak perlu berlama-lama mencari email-email yang berkenaan dengan email yang kita kirim tersebut dari dalam inbox-nya! Pengecualian – sebagian rangkaian email tidak cocok untuk kondisi di atas jika diyakini email-email tersebut:
    mengandung pokok permasalahan yang sama sekali tidak berkaitan, dan atau
    mengandung informasi yang bersifat rahasia atau pribadi. Segeralah menghapus rangkaian email yang demikian.
    Anda bisa mengetahui lebih lanjut mengenai jorok posting disini.
  5. Berhati-hati menggunakan huruf kapital.
    Banyak orang menganggap penggunaan huruf kapital adalah untuk memberikan penekanan. Si pengirim ingin anda memperhatikan dengan baik apa yang dia sampaikan. Beberapa orang menganggap jika tulisan diwarnai merah, maka berarti si pengirim sedang berbicara dengan nada marah. Maka, anda harus tau kapan memakai huruf kapital untuk menekankan suatu maksud.

Nanti disambung lagi deh…hehehe….